Apartamenty wakacyjne: właściciel może być pasywnym inwestorem lub jak na giełdzie na bieżąco sprawdzać zyski

Sun & Snow ma swój autorski system do którego właściciele apartamentów się logują, by w każdym momencie kiedy mają taką potrzebę zobaczyć bieżący, aktualny w czasie rzeczywistym stan wynajęcia ich lokalu. To oprogramowanie, które spółka rozwija od wielu lat.

System pokazuje rezerwacje złożone na wynajem apartamentów nie tylko bezpośrednio przez kanały Sun & Snow (strona www oraz infolinia), ale także przez wszystkie znane platformy rezerwacyjne jeśli dany lokal jest na nich oferowany. To m.in. najbardziej popularne jak Booking i Airbnb, ale też mniej znane powszechnie np. hotelowy pośrednik Expedia oraz dziesiątki innych portali rezerwacyjnych polskich i zagranicznych (w tym duża liczba niemieckich).

Właścicieli można podzielić na dwie grupy jeśli chodzi o zainteresowanie bieżącymi wynikami i generowaniem zysków w ich apartamencie. Są tacy, którzy zupełnie nie logują się do systemu. Ale jest też grupa, która aktywnie korzysta z „kontrolowania” operatora. – Powiedziałbym, że to nie kontrolowanie tylko raczej rodzaj gry wywołującej emocje, jak przy sprawdzaniu kursów akcji giełdowych. Rekordziści potrafią logować się po kilkadziesiąt razy dziennie - wyjaśnia Bartłomiej Majdak, dyrektor ds. kluczowych klientów w Sun & Snow.

Główny model jaki oferuje obecnie właścicielom operator to podział 73% dla właściciela, i 27% dla Sun & Snow liczone od przychodów z noclegów (przy czym w takim podziale koszt pośredników typu platformy rezerwacyjne jest po stronie właściciela lokalu, opłaty dla platform bookingowych wynoszą średnio ok. 10-15% od ceny noclegu). Jeśli dany apartament ma dodatkowo płatne miejsce postojowe (nie zawsze ma przypisane miejsce na auto, lub czasem ma, jednak właściciel nie chce by goście dodatkowo płacili za parking) – wówczas podział przychodu z parkingu odbywa się w tych samych proporcjach 73/27.

Przejrzystość danych dla właścicieli jest klarowna. Co widzą po zalogowaniu się na swój profil:

1. Z jakiego kanału sprzedaży pochodzi rezerwacja – czy bezpośrednio z systemu Sun & Snow, czy właśnie pośredników (np. wymienionych wyżej platform OTA (Online Travel Agency), biur podróży i innych firm z którymi współpracuje spółka). Według całości rezerwacji firma może pochwalić się wysokim – 60% poziomem rezerwacji własnych, pozostałe 40% pochodzi właśnie od pośredników. Czy ma to znaczenie dla właścicieli? Oczywiście, że tak ponieważ w odróżnieniu od  niektórych operatorów, w przypadku rezerwacji składanych bezpośrednio Sun & Snow nie pobiera dodatkowej prowizji, a tym samym przychód dla właściciela apartamentu jest wyższy.

- Mamy dobrze działający program lojalnościowy i duży odsetek powracających klientów – czasem nawet do tego samego apartamentu przez lata, co wpływa na wysoki poziom sprzedaży noclegów bez pośredników – wyjaśnia Bartłomiej Majdak.

2. Fakturowanie – system jest tak opracowany, że właściciel może (choć nie musi) korzystać z funkcji samofakturowania. Czyli pod danym okresie rozliczeniowym właściciel loguje się do panelu, by kliknąć wystawienie faktury. System może też sam wystawić w imieniu właściciela fakturę (bez konieczności aktywowania funkcji wystawienia), która z automatu przesyłana jest do działu księgowości Sun & Snow i opłacana. Choć jak zaznacza spółka z różnych powodów czasem właściciele wolą przesyłać elektronicznie lub w wersji papierowej wystawione przez nich faktury w ich własnym systemie np. kiedy lokal jest własnością firmy, i faktura przychodów rejestrowana jest jako dokument firmowy. 

99% właścicieli apartamentów zarządzanych przez Sun & Snow rozlicza się i otrzymuje wypłaty zysków co miesiąc. Jest to korzystne dla właścicieli, bo nie tylko na bieżąco mogą kontrolować płynność operatora, ale też np. nie muszą czekać długo na zyski z najlepszych okresów jak wakacje, ferie czy święta. 

W panelu właściciele widzą też skany wystawionych faktur, jeśli z jakiegoś powodu potrzebują do nich zajrzeć mają taką możliwość. 

3.    Poziom wynajęcia – w panelu właściciele widzą w kalendarzu stan obłożenia ich lokalu (lub kilku jeśli mają wiele) z perspektywą wstecz, ale też na miesiące do przodu. 

4.    Poziom opłacanie noclegów przez turystów – na bieżąco właściciele widzą czy dana rezerwacja jest już opłacona w całości, czy gość na razie wpłacił jedynie zaliczkę za pobyt

5.    Przychód extra 10% - operator daje właścicielom możliwość uzyskania dodatkowych przychodów. Poprzez specjalne kody przekazywane swoim znajomym, rodzinie czy np. współpracownikom czy kontrahentom swojej firmy właściciele mogą uzyskać dodatkowe 10% z zakładanych w ten sposób rezerwacji, to daje łącznie 83% wartości rezerwacji. 

6.    Statystyki przychodów - Panel właścicielski pozwala generować wszelkiego rodzaju statystyki dotyczące obłożenia, przychodów a także pośredników, od których pochodzą rezerwacje. Pokazuje ile w danym okresie było rezerwacji bezpośrednio przez kanały Sun & Snow, a ile przez pośredników zewnętrznych (i jakich dokładnie, jaki każdy kanał miał udział w sprzedaży noclegów). System umożliwia też przygotowanie przez właściciela samodzielnie statystyk przychodów jego lokalu,, które może porównywać miesiącami lub latami. Może porównać poszczególne lata, poziom przychodów rok do roku itd. 

Jaki zysk uzyskują właściciele apartamentów wakacyjnych? I jak go wyliczyć?

Poziom zysków z lokalu zależy od wielu czynników – lokalizacji, standardu wyposażenia, wielkości apartamentu. Nawet w obrębie jednego kurortu ten przychód może być różny, np. w Kołobrzegu może wynosić 60 tys. zł rocznie, ale i 120 tys. zł.

Jak informował w wywiadzie prezes Sun & Snow Marcin Dumania założyć można, że:

• Jednopokojowe lokale dają przychód z noclegów na poziomie 25-30 tys. zł w ciągu roku
• Na dwupokojowych właściciele zarabiają ok. 40 tys. Choć są i takie apartamenty, które generują 70 czy 100 tys. zł rocznie.
• Większe lokale - 3 czy 4-pokojowe – generują przychód dla właściciela na poziomie ok. 70 tys., a nawet 150 czy 200 tys. rocznie.

Sun & Snow na bieżąco dynamicznie zarządza ceną, podobnie jak od lat robią to hotele. Ma cały dział tzw. revenue management (czy inaczej określany jaki yield management). Monitoruje na bieżąco ceny na rynku zarówno poprzez pracowników spółki, jak i system informatyczny który podpowiada jakie ceny w danym momencie będą najbardziej optymalne by lokal wynająć.

Zdarza się jednak, iż właściciele z jakiś powodów nie dają pełnej dowolności zarządzania cenami wynajmu w ich apartamencie i np. określają, iż poniżej jakiejś stawki za nocleg nie chcą wynajmować lokalu. Mogą np. w panelu właściciela zaznaczyć, że ich apartament wakacyjny nie bierze udziału w akacjach promocyjnych jakie operator czasem organizuje. 

ROI (zwrot z inwestycji, ang. return on investment) z apartamentu właściciele liczą według założeń:

• 27% kosztu z przychodów to prowizja Sun & Snow
• opłata za prowizję dla portali rezerwacyjnych jeśli nocleg wynajęty został przez platformę bookingową, a nie bezpośrednio na stronie lub infolinii Sun&Snow – koszt ok. 10-15% ceny noclegu
• czynsz do wspólnoty w budynku
• koszt mediów (prąd, woda, gaz)
• podatek od nieruchomości do gminy (liczony według stawki od mieszkania lub od lokalu usługowego w zależności jaki status prawny ma apartament)
• ubezpieczenie lokalu 

Koszty większości bieżących drobnych napraw i konserwacji pozostają po stronie operatora np. wymiana żarówek, baterii w pilocie do TV, uzupełnianie wyposażenia łazienki (mydło, szampon, papier toaletowy), uzupełnianie naczyń (np. stłuczonych kubków, kieliszków), drobne prace konserwatorskie (naprawienie uszkodzonego internetu, wkręcenie poluzowanej śruby w krześle itd.). Po stronie Sun & Snow jest także naprawienie wszelkich szkód wyrządzonych przez gości – np. celowe lub przypadkowe zniszczenie przez gościa wykładziny, drzwi, TV itp. (operator pokrywa to z kaucji gości lub swojego ubezpieczenia). W przypadku kosztów extra – powyżej 100 zł – jeśli coś wymaga wymiany z wyposażenia, to właściciele zawsze muszą wyrazić zgodę na zakup nowego sprzętu czy przedmiotu.

Rynek zarządzania apartamentami w modelu short-term rental nada w Polsce się rozwija. Jest rozdrobiony, działa na nim bardzo wielu małych, lokalnych operatorów. Obowiązują różne standardy, modele rozliczania i wypłat zysków dlatego taż ważne dla właścicieli jest wykonanie analizy porównawczej u kilku operatorów oraz ocena proponowanych przez nich umów, przejrzystości rozliczeń, terminów rozliczania, profesjonalizmu operatora. Niezależnie od podjętych decyzji czasem właściciele mimo wszystko po 2-3 latach współpracy podejmują decyzję o zmianie firmy, która w ich imieniu wynajmuje turystom apartament wakacyjny. Takie ruchy na rynku są dość normalną praktyką, nie tylko w Polsce, ale na całym świecie. Wolny rynek daje właścicielom prawo wyboru, ale i zmusza firmy operatorskie do profesjonalnego działania i ciągłego rozwoju. 

Opracowanie: tekst autorski redakcji, foto, screeny z systemu zarządzania apartamentami Sun & Snow w opcji panelu właściciela